Analisi e gestione delle procedure
Bruna Lanfranchi

Formazione e servizi al personale
Maurizio Rossi
Fiorenza Bacchieri

Personale Tecnico Amministrativo
Rosa Andrei

Supporto informatico e tecnico
David Montaresi

I prerequisiti stabiliti per accedere al telelavoro sono stati la telelavorabilità dell'attività lavorativa e la presentazione di un progetto al riguardo.
Il progetto elaborato dal dipendente, di concerto con il responsabile di struttura, doveva indicarne gli obiettivi, le condizioni di telelavorabilità, le tecnologie da utilizzare, i criteri di verifica della prestazione lavorativa, le modificazioni organizzative, i rientri periodici del telelavoratore, la durata del progetto ( 6 mesi prorogabili, per una sola volta, di ulteriori 6), nonchè le esigenze di conciliazione e di mobilità del dipendente.

Le 10 domande che la commissione ha ritenuto idonee, su 11 pervenute, appartengono a 8 donne e 2 uomini, tutti con carichi familiari (figli piccoli, assistenza a familiari disabili) associati o meno ad una distanza chilometrica dal posto di lavoro maggiore di 30 km, che impediscono una facile conciliazione casa-lavoro.

Dal 1 ottobre 2009 al 30 settembre 2009, i 10 dipendenti prescelti prestano la loro attività in modalità di telelavoro, cioè dal loro domicilio (da 1 a 4 giorni settimanali). Il monitoraggio viene effettuato dal CPO attraverso riunioni periodiche coi telelavoratori, report sull'attività dei dipendenti, compilati dai responsabili e la somministrazione di questionari ai dipendenti e ai loro responsabili.

I risultati del monitoraggio relativo ai dipendenti mostrano che la motivazione all'adesione del progetto è costituita, nella maggior parte dei casi (9/10), dalle esigenze di assistenza ai familiari, ma anche dal poter disporre di maggiore autonomia nella gestione del tempo (6/10).
I dipendenti percepiscono interesse da parte del loro responsabile a proposito del telelavoro (9/10). Il passaggio di informazioni fra i colleghi della stessa struttura e i rapporti interpersonali non risultano cambiati (8/10), nonostante il telelavoro sia visto a volte dai colleghi come privilegiante (5/10). Le occasioni di confronto fra colleghi in telelavoro sono realizzate attraverso una mailing list, alla quale prendono parte anche membri del CPO e degli uffici di riferimento; questa comunicazione, soprattutto all'inizio, consente un efficace scambio di informazioni, utili a risolvere problemi comuni.
I rapporti col dirigente non sembrano modificati (6/10); in alcuni casi (4/10) sono addirittura percepiti come migliorati. Le strutture tecniche di supporto, fornite dall'amministrazione dell'Università, risultano adeguate in 6 casi su 10. I problemi tecnici rilevati (collegamento dati, PC, collegamento telefonico) sono stati risolti dai servizi informatici dell'Università oppure dai telelavoratori stessi (molti di loro sono informatici), oppure da colleghi di ufficio.
Tutti i telelavoratori definiscono positiva (2) o molto positiva (8) l'esperienza del telelavoro e tutti continuerebbero a lavorare secondo questa modalità, se fosse introdotta come normale modalità lavorativa, perchè consente una conciliazione fra vita familiare e lavorativa, permette di disporre di maggiore autonomia nella gestione del tempo, permette una maggiore concentrazione e una migliore gestione del tempo. Questo si traduce anche in un risparmio di tempo negli spostamenti (7/10) e in una percezione di maggiore produttività (6/10). I 10 telelavoratori non rilevano molti svantaggi dalla modalità in telelavoro rispetto a quella in ufficio: i più temuti sono il possibile isolamento dai colleghi (4/10) e i rischi per la carriera (3/10).

Da parte dei responsabili di struttura, i vantaggi riscontrati nella modalità lavorativa in telelavoro, sono: l'ottimizzazione delle risorse umane (8/11), l'aumento della capacità produttiva (6/11), il risparmio sui costi (4/11) e la riduzione dell'assenteismo (4/11).
Fra gli svantaggi, è stato notato il rischio della perdita del controllo diretto (5/11) ed il rischio di un minor aggiornamento del personale (3/11).
La qualità e la quantità del lavoro svolto in questa modalità sono risultate uguali rispetto alla modalità classica in ufficio (10/11 e 9/11 rispettivamente), mai peggiore, in alcuni casi migliore (1/11 e 2/11).
La capacità di rispondere alle urgenze è rimasta sostanzialmente invariata (8/11), in 1 caso migliorata, in 2 casi lievemente peggiorata.
Il telelavoro ha apportato modifiche all'organizzazione del lavoro per quanto riguarda la programmazione delle attività (5/11) e la pianificazione del calendario riunioni (5/11). In un solo caso sono state riassegnate competenze ai colleghi che svolgono attività comuni col telelavoratore.

La modalità comunicativa col telelavoratore si è svolta sia in modo diretto (7/11) che attraverso posta elettronica (9/11) o telefono (4/11). Per quanto riguarda la rilevazione, da parte del responsabile, di eventuali cambiamenti nei rapporti fra telelavoratori e colleghi, non si sono riscontrati cambiamenti sulla motivazione sul lavoro da parte dei colleghi (10/11), nè sul raccordo professionale col telelavoratore (9/10).

La produttività complessiva è risultata immutata (6/11) oppure migliorata (5/11).
Per quanto riguarda il raggiungimento degli obiettivi, i responsabili concordano sul fatto che il telelavoro non abbia rappresentato un ostacolo (6/11). In 2 casi il raggiungimento degli obiettivi è migliorato, dal momento che il telelavoratore è passato dal part-time al tempo pieno.
Per il raggiungimento degli obiettivi è stata in alcuni casi necessaria una rapida ed efficace riorganizzazione del lavoro in accordo coi colleghi. Un responsabile sottolinea che occorre aumentare le capacità e le occasioni di relazioni personali nel tempo in cui si condivide la presenza in ufficio. Sarebbe utile disporre di modalità di comunicazione in video-conferenza.